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倍特人儿竟然有这样的秘密?!

2017-09-22 13:33:23 admin 123

倍特的秘密

与其说倍特优秀,不如说倍特人儿优秀,这优秀的背后是否存在特别的秘密呐,今日我们一起去挖掘一下。如果说优秀的背后是工作效率的高效支撑,高效工作的背后又是什么那?

我想......

这也许就是答案 




倍特人儿的桌面


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你的桌面


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如此对比,你是不是也发现了差距?其实问题就出在这里,每天面对杂乱的电脑桌面,工作效率当然不会高,不过没关系,只要认清我们现在整理文件所存在的问题,一切都来得及。

整理文件主要面临的问题分4种

1

文件层级太深

比如说一个销售数据 Excel 文件存放在「D 盘 – 2017 年 – 大灵通项目 – 西大街门店 – 月报表」这个目录下,看上去一层一层很清晰对吧?但除非你是处女座,否则会很快失去耐心,随便一放就算了。


2

按文件类型整理归档

Windows 操作系统默认的分类是:我的文档、我的音乐、我的视频……这样按照文件类型归类适合个人电脑,而不是工作电脑。工作电脑里可能 90% 的文件都在「我的文档」里面,所以这样分类就失去了意义。

3

一个文件有多个版本

你要找一个「2016 工作总结.doc」文件,通过文件搜索发现桌面有 1 个、D 盘有 1 个、邮箱附件还有 1 个,那么问题来了:到底哪一个才是最终版本呢?难道要比较最后修改日期?累死了!

4

很多文件都放在电脑里

从微信、邮件附件、QQ、钉钉等各种渠道收到的文件因为还不知道怎么归类,或者要进行下一步的处理,所以都放到桌面。可是突然电脑无法启动了,技术支持部门的人说要格式化 C 盘重装系统,这一下就悲剧了,因为桌面文件夹恰好就在 C 盘,崩溃 ing。

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看到这里呐,倍特人儿建议大家还是养成几个整理电脑文件的好习惯,让我们工作的时候心情更好一点,效率更高一点!

1

横向分类,运用MECE原则

工作性质不同分类的方式也不一样,比如

按客户分

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按项目分

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但这都要遵循一个原则:MECE原则,这是芭芭拉·名托在《金字塔原理》这本书里提到的分类原则。

MECE,是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是「相互独立,完全穷尽」。也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够藉此有效把握问题的核心,并解决问题的方法。

比如对这个世界上的人进行分类:

无重复,有遗漏:

老年人+中年人+青年人,遗漏了小孩、婴儿等

有遗漏,有重复:

成年人+男人,遗漏了小女孩,而且成年人中包含了男人

有遗漏,有重复:

男性+女性+小孩,男性包含了小男孩,女性包含了小女孩

无遗漏,无重复:

男性+女性

电脑整理.jpg


尝试使用MECE原则,你可以试着用笔纸先对文件夹进行分类,然后再开始整理。

2

建立行动导向的桌面文件夹

了解了文件的分类方法,那么电脑桌面要放些什么?那些 QQ、微信、钉钉、邮件里的临时文件存放到哪?每一个文件的背后实际上就代表着一件待办事项,比如说财务预算表,其实代表着「审核一下预算是否合适」这件事,所以我建议在桌面建立三个文件夹,你可以看到这三个文件夹都是以行动为导向的:

Inbox:各个渠道来的临时文件,或者需要处理还未处理的文件,都放到 Inbox 文件夹里,每天下班前清理一次这个文件夹,当开始着手处理这件事时,就挪到「进行中」文件夹;

进行中:正在修改、正在回复、等待反馈结果的文件,都放在这个文件夹,完成后,就放入「归档」文件夹;

归档快捷方式:通过它可以立刻打开你的「工作文件夹」,把解决掉的文件归档到相关目录下。

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其实我们不是在整理文件,也不是整理桌面,是在整理心情。

想象一下,一上班,打开电脑,看到乱糟糟的电脑桌面,你是什么样的心情?

反之,一打开电脑看见的是干净整洁的桌面,那又是什么心情呢?整理衣柜、收拾家里也会有同样的效果,所以倍特建议大家有空的时候把自己的生活、工作环境都整理一下。